POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Y PROTOCOLO DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

1. Introducción

En JDF AUDIT AND ADVISORY, S.L.P (en adelante PROEL) queremos mostrar a nuestros clientes, proveedores, organismos de control y terceros en general, nuestro compromiso de actuación profesional en el desarrollo de nuestros servicios profesionales atendiendo al principio de ética profesional y al cumplimiento de las disposiciones normativas.

Por ello y atendiendo a las exigencias de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, hemos puesto a su disposición un canal para plantear denuncias y consultas sobre cuestiones éticas denominado Canal de Denuncias, operado internamente por PROEL.

El Canal de Denuncias facilita la comunicación de posibles conductas constitutivas de infracción, irregulares y/o inadecuadas.

El Canal de Denuncias podrá ser utilizado por todos profesionales de la Firma PROEL, así como clientes, proveedores, organismos de control y terceros en general que mantengan o hayan mantenido una relación profesional con PROEL.

El Canal de Denuncias garantiza la confidencialidad y el anonimato por los informantes que deseen utilizar este medio de comunicación de información y debe utilizarse para informaciones que guarden relación con los siguientes asuntos:

• Blanqueo de capitales y/o financiación del terrorismo

• Malas prácticas profesionales

• Situaciones de acoso laboral o sexual

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea, del Derecho Penal español y/o constitutivas de infracción administrativa grave o muy grave en España (en aplicación de los criterios del artículo 2 de la Ley 2/2023).

• Otro tipo de denuncia

2. Comunicación de informaciones. Canal de Denuncias

PROEL configura el Canal de Denuncias a través de las siguientes vías para comunicar las informaciones:

1. Correo Postal

El informante podrá enviar su solicitud dirigida al Responsable del Sistema Interno de Información (RSII) de PROEL, a la dirección que se indica a continuación mediante el envío de una comunicación, con los siguientes datos: identidad (nombre, apellidos y DNI o equivalente), relación con PROEL, al menos un dato de contacto (teléfono y/o correo electrónico), motivo de la comunicación y archivos relacionados.

Dirección para envíos postales:

   Proel Audit & Advisory

   Edificio Euskalduna. Pza. Sagrado Corazón de Jesús, 5.

   Planta 8, dpto. 1-B. 48011 Bilbao.

2. Buzón de correo electrónico

El informante podrá hacer uso de este buzón canaldedenuncias@proel.co mediante el envío de una comunicación, con los siguientes datos: identidad (nombre, apellidos y DNI o equivalente), relación con PROEL, al menos un dato de contacto (teléfono y/o correo electrónico), motivo de la comunicación y archivos relacionados.

3. Reuniones presenciales o por videoconferencia

A solicitud del informante a través de comunicación al buzón canaldedenuncias@proel.co, también podrán presentarse informaciones mediante reunión presencial o videoconferencia dentro del plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la solicitud, con el Responsable del Sistema Interno de Información (RSII) de PROEL.

Estas comunicaciones podrán ser grabadas por PROEL de forma segura, ofreciéndose al informante la oportunidad de ejercer sus derechos de comprobación y rectificación.

Asimismo, PROEL podrá optar por elaborar una transcripción completa y exacta de la conversación por el RSII. En este caso, si se opta por la transcripción, el informante tendrá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar la transcripción mediante su firma, respetando sus derechos de protección de datos.

A cualquiera de las vías anteriores les resulta de aplicación la de Política de Privacidad del canal de denuncias y que el informante reconoce haber leído y entendido al comunicar la información.

3. Anonimato

Tanto en el caso de la comunicación por correo postal como por correo electrónico, el informante podrá indicar expresamente su intención de preservar su anonimato sin necesidad de incorporar los datos relativos a su identidad. En este caso, será necesario indicar un domicilio, dirección de correo electrónica que no ofrezca indicios sobre su posible identidad, apartado de correos o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones oficiales.

4. Gestión de las informaciones

Una vez recibida la comunicación PROEL acusará recibo de la misma en el plazo de siete (7) días desde la recepción y el RSII revisará su contenido y determinará las acciones oportunas a emprender, pudiendo solicitar información adicional, si así se entiende conveniente, a través de los datos de contacto que el informante facilite.

El Responsable del Sistema Interno de Información (RSII) de PROEL puede determinar:

• Inadmisión de las denuncias: si no se cumple con los requisitos formales, o resulta del todo evidente que no suponen infracción en el ámbito objetivo, o bien respecto al ámbito subjetivo, no se consideran admisibles.

• Admisión a trámite de denuncia: Cuando se cumpla con los requisitos establecidos y no entre en causa de inadmisión.

Asimismo, puede admitirse una denuncia o comunicación a trámite en un inicio para el análisis de la información, y que posteriormente, se determine que debe ser archivada por inadmisión por falta de criterios materiales o subjetivos, tras conocer el detalle de dicha información.

El informante tendrá derecho a hacer un seguimiento del asunto, su desarrollo y conclusión, sobre la cual el RSII dispondrá de un plazo de tres (3) meses a contar desde el acuse de recibo de tal comunicación para pronunciarse.

5. Garantías y confidencialidad

PROEL garantiza la confidencialidad y el anonimato de los informantes que deseen utilizar el Canal de Denuncias. Igualmente, garantiza que ninguno de los informantes se verá perjudicado de modo alguno por haber cursado la comunicación tanto si se concluye la demostración de la infracción comunicada como si no.

6. Canal externo de denuncias (Autoridad Independiente de Protección del Informante AIPI)

Sin perjuicio de la posibilidad de reportar las informaciones a través del Canal de Denuncias interno habilitado por PROEL, los informantes pueden cursar estas informaciones en el canal externo de denuncias gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante AIPI www.proteccioninformante.gob.es.